Bab ini membahas alur lengkap pengelolaan penyewa: dari pendaftaran data, booking kamar, check-in, perpanjangan sewa, pindah kamar, hingga check-out.
3.1 Manajemen Penyewa (Tenant)
Daftar Penyewa
Buka menu Penyewa di Tab Kost.
Daftar menampilkan:
- Nama penyewa
- Nomor handphone
- Status (aktif / non-aktif)
- Kamar yang ditempati (jika sedang menyewa)
Filter & sortir tersedia melalui ikon filter di pojok kanan atas.
Tambah Penyewa Baru
- Pada Daftar Penyewa, tap
+. - Isi data dasar:
- Nama (wajib)
- Nomor Handphone (WhatsApp) — wajib, dipakai untuk notifikasi
- Jenis Kelamin — Laki-laki / Perempuan
- Status Pernikahan — Belum Kawin / Kawin / Cerai Hidup / Cerai Mati
- Pekerjaan
- Alamat asal
- Kontak Darurat — tap Tambah Kontak untuk menambah keluarga / orang yang bisa dihubungi.
- Kendaraan — tap Tambah Kendaraan (Motor, Mobil, Sepeda) → isi tipe, model, plat nomor.
- Dokumen — tap Tambah Dokumen untuk meng-upload:
- KTP (umumnya wajib)
- Akta Nikah (wajib bila status Kawin & pengaturan kost mewajibkan)
- Lainnya (kontrak, surat, dll.)
- Catatan Penyewa — opsional, catatan internal.
- Tap Simpan.
Tip: Anda juga bisa mengirim link form pendaftaran ke calon penyewa agar mereka mengisi data sendiri. Setelah mereka submit, data akan tampil sebagai “Menunggu diisi” untuk Anda verifikasi.
Edit Penyewa
- Pada daftar, tap penyewa.
- Tap Edit Penyewa.
- Ubah field yang diperlukan, simpan.
Hapus Penyewa
Penyewa hanya dapat dihapus bila tidak memiliki booking aktif. Buka detail → tap Hapus.
3.2 Booking
Booking merepresentasikan satu kontrak sewa antara kost dan penyewa.
Membuat Booking Baru
Ada 2 cara:
Cara A — Dari menu Penyewa:
- Buka detail penyewa → tap Booking Kamar.
Cara B — Dari menu Kamar:
- Buka detail kamar (yang masih kosong) → tap Booking Kamar.
Lalu isi formulir booking:
- Penyewa — pilih dari daftar (atau tap “Penyewa Baru” untuk buat penyewa langsung).
- Kamar — pilih dari daftar kamar yang tersedia.
- Tanggal Booking — tanggal hari ini (otomatis).
- Periode Sewa — Harian / Mingguan / Bulanan / Tahunan.
- Tanggal Check-in — tanggal mulai sewa (boleh ke depan untuk reservasi).
- Jangka Waktu Faktur — berapa periode pembayaran (misal: 1 = bayar 1 bulan, 6 = bayar 6 bulan di muka).
- Pembayaran dilakukan setiap — interval pembayaran berikutnya.
- Harga Kamar — terisi otomatis dari kamar; bisa dioverride.
- Down Payment (DP) — jumlah uang muka yang dibayar (boleh nol).
- Deposit — uang jaminan yang dikembalikan saat check-out.
- Penyewa Tambahan — bila kamar ditempati >1 orang, tambah penyewa lain di sini. Harga akan disesuaikan otomatis berdasarkan “Harga per Tambahan Penyewa”.
- Kirim Notifikasi WhatsApp — opsional, kirim ringkasan booking ke penyewa.
Tap Simpan.
Setelah booking dibuat:
- Faktur DP otomatis dibuat (bila DP > 0).
- Faktur Sewa otomatis dibuat dengan status “Menunggu Pelunasan”.
- Faktur Deposit otomatis dibuat (bila deposit > 0).
Status Booking
| Status | Arti |
|---|---|
| Akan Check-in | Booking dibuat, belum check-in |
| Aktif | Penyewa sudah check-in dan masih menyewa |
| Akan Check-out | Tanggal check-out sudah dijadwalkan |
| Check-out | Penyewa sudah keluar |
| Dibatalkan | Booking dibatalkan |
Status Pembayaran Booking
| Status | Arti |
|---|---|
| Menunggu DP | DP belum dibayar |
| Menunggu Pelunasan | DP sudah dibayar, sewa belum lunas |
| Menunggu Denda Lunas | Ada faktur denda yang belum dibayar |
| Lunas | Semua faktur terbayar |
Edit / Batalkan Booking
- Batalkan booking — buka detail booking → Batalkan Booking. Booking yang sudah ada pembayaran tidak bisa langsung dihapus; gunakan Cancel Booking yang akan menjurnal balik. Lihat Faktur & Pembayaran.
- Hapus booking — hanya boleh saat status pembayaran masih “Menunggu DP” (belum ada pembayaran).
3.3 Check-in
Check-in adalah momen ketika penyewa secara resmi mulai menempati kamar.
- Buka detail booking (atau detail kamar / detail penyewa) → tap Check-in.
- Sistem akan validasi:
- Akta Nikah wajib bila status penyewa “Kawin” dan pengaturan kost mewajibkan (lihat Pengaturan Kost). Bila belum ada, sistem akan mengarahkan untuk upload akta nikah dulu.
- Konfirmasi tanggal check-in.
- Tap Simpan.
Setelah check-in:
- Status booking menjadi Aktif.
- Tanggal Mulai Sewa ditetapkan.
- Jurnal akuntansi otomatis dibuat (mencatat pendapatan sewa & deposit).
Catatan: Anda bisa check-in tanpa pembayaran lunas — sistem hanya memberi peringatan. Tapi disarankan untuk konfirmasi DP minimal sebelum check-in.
3.4 Perpanjangan Sewa (Renew Rent)
Saat masa sewa hampir habis, Anda perlu memperpanjang. Perpanjangan otomatis dijalankan oleh scheduler harian setiap pukul 00:01 — namun Anda juga bisa lakukan manual.
Perpanjangan Manual
- Buka detail booking → tap Perpanjang Sewa.
- Isi:
- Tanggal Mulai — otomatis = tanggal akhir sewa lama + 1 hari
- Periode — biasanya sama dengan sebelumnya
- Harga — bisa disesuaikan jika ada kenaikan
- Kirim Notifikasi WhatsApp — opsional
- Tap Simpan.
Faktur sewa baru akan dibuat dengan status “Menunggu Pelunasan”.
Peringatan saat perpanjang: Bila masih ada faktur sewa lama yang belum lunas, sistem akan menampilkan peringatan. Selesaikan pembayaran lama atau abaikan dengan konfirmasi.
Perpanjangan Otomatis
Scheduler harian (00:01) akan otomatis membuat faktur perpanjangan untuk booking yang tanggal mulai sewa baru jatuh hari ini, sesuai pengaturan periode.
3.5 Schedule Check-out
Bila penyewa memberitahu akan keluar pada tanggal tertentu di masa depan:
- Buka detail booking → tap Schedule Check-out.
- Pilih Tanggal Check-out.
- Tap Simpan.
Status booking akan menjadi Akan Check-out. Tanggal ini juga dipakai sebagai patokan saat dashboard menampilkan “Akan check-out hari ini”.
Validasi: Tanggal check-out tidak boleh sebelum tanggal pindah kamar terakhir (room transfer terakhir).
3.6 Check-out
Check-out adalah momen penyewa benar-benar keluar.
- Buka detail booking → tap Check-out.
- Inspeksi Kamar — sistem akan menampilkan checklist inspeksi (sesuai standar inspeksi yang Anda set di Pengaturan):
- Centang setiap item: bagus / rusak
- Bila ada kerusakan, tetapkan Biaya Ganti Rugi (Damage Compensation)
- Tambah foto bila perlu
- Tanggal Inspeksi — tanggal inspeksi dilakukan
- Save Draft — bila inspeksi belum selesai, simpan dulu sebagai draft
- Bila sudah final, tap Selesaikan Check-out.
Setelah check-out:
- Status booking menjadi Check-out
- Faktur Ganti Rugi otomatis dibuat (bila ada damage)
- Faktur Reimburse Deposit otomatis dibuat
- Jurnal akuntansi otomatis menutup pendapatan terkait, mencatat ganti rugi & deposit
- Notifikasi pengingat Reimburse Deposit dikirim (lihat Pengaturan)
3.7 Pindah Kamar (Room Transfer)
Bila penyewa pindah ke kamar lain dalam kost yang sama:
- Buka detail booking → tap Pindah Kamar.
- Pilih Kamar Tujuan (harus kosong atau yang akan ditempati bersama dengan main tenant).
- Pilih Tanggal Pindah.
- Tap Simpan.
Setelah pindah:
- Riwayat pindah kamar tersimpan dan terlihat di detail booking.
- Laporan okupansi otomatis menyesuaikan distribusi tanggal antar kamar.
- Tanggal pindah berikutnya / check-out tidak boleh sebelum tanggal pindah ini.
3.8 Cek Status di Dashboard
Dashboard menampilkan To-do Booking yang membutuhkan perhatian:
- Penyewa yang akan check-in hari ini atau yang sudah lewat tanggal
- Penyewa yang akan check-out hari ini atau yang sudah lewat tanggal
- Penyewa yang butuh konfirmasi pembayaran
- Kamar yang belum diinspeksi check-out
- Penyewa yang butuh reimburse deposit
Tap salah satu untuk masuk ke To-do Booking dan lakukan aksi langsung.
3.9 Tip Operasional
- Validasi data wajib — selalu pastikan KTP terisi sebelum check-in untuk kepatuhan administrasi.
- Upload foto KTP/akta dengan kualitas baik — Anda bisa preview kapan saja.
- Catatan penyewa — tulis preferensi/kebutuhan khusus di kolom catatan.
- Notifikasi WA — biarkan tetap aktif agar penyewa otomatis dapat info booking & jatuh tempo.
- Multi-penyewa per kamar — gunakan fitur “Penyewa Tambahan” agar harga otomatis terhitung dan kontak darurat semua tersimpan.