Bab ini membahas alur faktur dan pembayaran di Kostelio.
4.1 Konsep Faktur (Invoice)
Faktur adalah tagihan yang otomatis dibuat sistem berdasarkan aksi tertentu:
| Tipe Faktur | Dibuat saat |
|---|---|
| Down Payment (DP) | Booking baru dengan DP > 0 |
| Sewa (Rent) | Booking baru / perpanjangan sewa |
| Deposit | Booking baru dengan deposit > 0 |
| Ganti Rugi (Damage) | Inspeksi check-out menemukan kerusakan |
| Reimburse Deposit | Check-out (untuk pengembalian deposit) |
| Denda | Keterlambatan pembayaran |
Setiap faktur memiliki:
- Nomor Faktur — auto-generated
- Jumlah — total tagihan
- Periode — tanggal mulai & akhir periode (untuk faktur sewa)
- Status: Menunggu Pelunasan / Lunas / Sebagian / Dibatalkan
- Catatan — bisa diisi manual
4.2 Daftar Faktur
Buka menu Faktur dari Tab Kost (memerlukan permission “View Invoice”).
Daftar menampilkan semua faktur kost aktif. Anda dapat:
- Cari berdasarkan nama penyewa, nomor kamar, atau nomor booking (fuzzy search)
- Filter berdasarkan status, tipe, periode, tanggal
- Sortir berdasarkan tanggal jatuh tempo, jumlah, status
Tap satu faktur untuk melihat detail.
4.3 Detail Faktur
Halaman detail menampilkan:
- Informasi tagihan & periode sewa
- Sisa pembayaran (bila partial)
- Riwayat Pembayaran — semua pembayaran yang pernah masuk untuk faktur ini, termasuk yang sudah dibatalkan
- Aksi:
- Konfirmasi Pembayaran (bila status masih Menunggu / Sebagian)
- Kirim Ulang Notifikasi — kirim notifikasi WA/Email ke penyewa (pilih saluran & tipe info)
- Batalkan Faktur (untuk kasus tertentu)
4.4 Konfirmasi Pembayaran
Saat penyewa membayar, Anda perlu mengonfirmasi pembayaran tersebut di sistem.
Dari Detail Faktur
- Tap Konfirmasi Pembayaran.
- Isi:
- Tanggal Pembayaran — tanggal uang masuk
- Tipe Pembayaran:
- Pembayaran Penuh (Full) — lunasi seluruh sisa
- Pembayaran Sebagian (Partial) — hanya untuk faktur sewa
- Jumlah — bila partial, isi jumlah yang dibayar
- Metode Pembayaran — Transfer Manual / Virtual Account / Tunai (sesuai pengaturan)
- Bank & Rekening Tujuan — opsional, untuk bukti
- Catatan — opsional
- Tap Simpan.
Dari Booking / Kamar / Penyewa
Bila booking memiliki >1 faktur belum lunas, akan muncul pop-up pemilihan faktur — pilih dulu faktur mana yang akan dibayar, lalu lanjut ke form konfirmasi.
Pembayaran Sebagian (Partial Payment)
- Hanya tersedia untuk faktur Sewa.
- Setiap kali pembayaran masuk, sisa otomatis berkurang.
- Status faktur menjadi Sebagian sampai sisa = 0, kemudian otomatis menjadi Lunas.
- Sisa pembayaran ditampilkan di detail faktur dan di detail booking.
Contoh:
- Sewa Rp 2.000.000, dibayar Rp 600.000 → sisa Rp 1.400.000
- Bayar lagi Rp 200.000 → sisa Rp 1.200.000
- Bila pembayaran Rp 200.000 dibatalkan → sisa kembali ke Rp 1.400.000
- Bila pembayaran Rp 600.000 dibatalkan → sisa = Rp 2.000.000, status = Menunggu
Efek Akuntansi
Setiap konfirmasi pembayaran otomatis membuat jurnal akuntansi:
- Debit Kas/Bank (sesuai metode)
- Kredit Pendapatan / Down Payment Received / Tenant Deposit Payable
Lihat Akuntansi untuk detail.
4.5 Membatalkan Pembayaran
Bila salah konfirmasi (misal salah jumlah, atau tagihan dianggap belum dibayar):
- Buka detail faktur → Riwayat Pembayaran.
- Tap pembayaran yang ingin dibatalkan.
- Tap Batalkan Pembayaran.
- Masukkan alasan (opsional).
- Konfirmasi.
Setelah dibatalkan:
- Pembayaran ditandai Dibatalkan di riwayat (tidak dihapus, untuk audit)
- Sisa faktur kembali bertambah
- Jurnal akuntansi balik otomatis dibuat (reversal)
4.6 Notifikasi Faktur
Saat Booking / Perpanjangan
Centang opsi Kirim Notifikasi WhatsApp di form booking / perpanjangan agar penyewa otomatis menerima info tagihan via WA.
Reminder Otomatis
Scheduler harian akan mengirim:
- Reminder VA H-1 sebelum jatuh tempo (pukul 12:00)
- Notifikasi keterlambatan untuk faktur yang sudah lewat jatuh tempo (pukul 12:00)
Kirim Ulang Manual
Buka detail faktur → tap Kirim Ulang Notifikasi → pilih:
- Saluran: WhatsApp / Email
- Informasi: Tagihan saja / Tagihan + tautan pembayaran VA
4.7 Faktur Lain
Faktur Biaya / Cost
Buka menu Biaya untuk:
- Mendaftarkan biaya operasional (listrik, air, gaji staff, perbaikan)
- Membuat faktur biaya untuk penyewa (bila ada tagihan tambahan, misalnya laundry)
Setiap biaya memiliki Kategori Biaya yang dapat dikelola di Pengaturan.
Faktur Pendapatan Lain (Other Income)
Buka menu Pendapatan Lain untuk mencatat pendapatan di luar sewa (misal: laundry, parkir, sewa hall, dll). Memerlukan permission “View/Modify Other Income”.
Petty Cash (Kas Kecil)
Buka menu Petty Cash untuk mengelola kas kecil:
- Setor (replenishment) — penambahan saldo kas kecil
- Pengeluaran kas kecil — biaya kecil sehari-hari
4.8 Tip & Catatan Penting
- Selalu konfirmasi pembayaran tepat waktu agar sisa & status faktur akurat.
- Tanggal pembayaran < tanggal mulai faktur? Sistem otomatis menyesuaikan jurnal (mencatat sebagai uang muka diterima dahulu, lalu di-recognize saat sewa mulai).
- Cek riwayat pembayaran sebelum re-konfirmasi untuk menghindari pembayaran ganda.
- Gunakan partial payment untuk penyewa yang mencicil — jauh lebih rapi daripada membuat faktur terpisah.