Kostelio dilengkapi dengan sistem akuntansi double-entry yang otomatis mencatat jurnal saat ada aktivitas keuangan. Anda tidak perlu menjurnal manual untuk operasi standar.
7.1 Konsep Dasar
- Chart of Account (COA / Bagan Akun) — daftar akun keuangan (Kas, Bank, Pendapatan Sewa, Beban Listrik, dll.)
- Jurnal Entry — pencatatan transaksi dengan Debit = Kredit
- Buku Besar (General Ledger) — kumpulan transaksi per akun
7.2 Akses Akuntansi
Memerlukan permission View Accounting.
Buka Drawer → Keuangan → Akuntansi (Semua Kost) untuk akses lintas-kost, atau Tab Kost → Akuntansi untuk per-kost.
7.3 Chart of Account
Default COA
Saat klien dibuat, sistem otomatis mengisi COA standar:
- Aset: Kas, Bank, Piutang Sewa, Aset Tetap (per kategori)
- Kewajiban: Down Payments Received, Tenant Deposit Payable
- Ekuitas: Modal Pemilik
- Pendapatan: Pendapatan Sewa, Pendapatan Lain
- Beban: Beban Operasional, Beban Depresiasi (per kategori)
Tambah / Edit COA
- Buka menu Akuntansi → Chart of Account.
- Tap
+untuk tambah akun baru, atau tap akun untuk edit. - Isi: kode akun, nama, tipe (Aset/Liabilitas/Ekuitas/Pendapatan/Beban), parent (opsional).
Akun yang otomatis dibuat sistem (misal akumulasi depresiasi per kategori aset) tidak boleh dihapus.
7.4 Jurnal Otomatis
Sistem otomatis membuat jurnal saat:
| Kejadian | Jurnal |
|---|---|
| Konfirmasi DP | Debit Kas/Bank, Kredit Down Payments Received |
| Check-in | Debit Down Payments Received & Piutang, Kredit Pendapatan Sewa |
| Konfirmasi Sewa | Debit Kas/Bank, Kredit Piutang Sewa |
| Konfirmasi Deposit | Debit Kas/Bank, Kredit Tenant Deposit Payable |
| Perpanjang Sewa | Debit Piutang Sewa, Kredit Pendapatan Sewa (saat tanggal mulai sewa baru tiba) |
| Inspeksi Check-out + Damage | Debit Piutang Damage, Kredit Pendapatan Ganti Rugi |
| Reimburse Deposit | Debit Tenant Deposit Payable, Kredit Kas/Bank |
| Akuisisi Aset Tetap | Debit Aset Tetap, Kredit Kas/Bank |
| Depresiasi Bulanan | Debit Beban Depresiasi, Kredit Akumulasi Depresiasi |
| Disposal Aset | Debit Akumulasi Depresiasi & Kas (gain) / Beban Loss; Kredit Aset Tetap |
| Pembatalan Pembayaran | Reversal otomatis dari jurnal sebelumnya |
Catatan tanggal pembayaran < tanggal mulai faktur: sistem otomatis memperbaiki jurnal — pembayaran dicatat sebagai uang muka diterima, kemudian di-recognize sebagai pendapatan saat tanggal mulai sewa tiba.
7.5 Lihat Jurnal Item
- Buka Akuntansi → Jurnal Item (atau dari detail transaksi → “Lihat Jurnal”).
- Filter berdasarkan periode, akun, atau sumber transaksi.
- Tap satu jurnal untuk lihat seluruh debit & kredit.
7.6 Buku Besar (General Ledger)
- Buka Akuntansi → General Ledger.
- Pilih:
- Akun
- Periode (tanggal mulai & akhir)
- Sistem menampilkan semua transaksi pada akun tersebut beserta saldo akhir.
7.7 Petty Cash (Kas Kecil)
Modul Petty Cash memungkinkan pencatatan kas kecil terpisah:
- Setor / Replenishment — top-up saldo kas kecil dari kas/bank
- Pengeluaran Petty Cash — biaya kecil sehari-hari (parkir, fotokopi, dll.)
- Saldo Berjalan — selalu terlihat di header menu Petty Cash
Catatan: Jurnal otomatis untuk Petty Cash sedang dalam pengembangan. Saat ini saldo dihitung berdasarkan transaksi yang Anda input.
7.8 Pendapatan Lain (Other Income)
Untuk pendapatan di luar sewa (laundry, parkir tamu, sewa hall):
- Buka menu Pendapatan Lain.
- Tap
+→ isi: kategori, jumlah, tanggal, deskripsi. - Simpan.
Memerlukan permission View / Modify Other Income.
7.9 Biaya / Cost
Untuk pengeluaran operasional (listrik, gaji, perawatan):
- Buka menu Biaya.
- Tap
+→ isi: kategori biaya, jumlah, tanggal, deskripsi. - Simpan.
Kategori biaya bisa dikelola di Pengaturan.
7.10 Tip Akuntansi
- Jangan jurnal manual operasi standar — biarkan sistem yang menjurnal otomatis dari aksi (booking, pembayaran, dll.). Risiko ketidaksesuaian terlalu tinggi.
- Cek Buku Besar berkala — pastikan saldo akun realistis.
- Periksa pembayaran cancel — cek riwayat pembayaran untuk memastikan reversal jurnal sudah berjalan.
- COA per kost vs. semua kost — Anda bisa lihat akuntansi lintas-kost dari menu di Drawer untuk konsolidasi laporan.