Daftar pertanyaan yang sering muncul beserta solusinya.
Akun & Login
Q: Saya lupa password, bagaimana?
A: Tap Lupa Password di halaman login → masukkan email → cek email untuk link reset.
Q: Email verifikasi tidak masuk
A:
- Cek folder Spam / Promotions.
- Tunggu hingga 5 menit (delay SMTP).
- Tap Kirim Ulang dari halaman login.
- Pastikan email yang Anda masukkan benar.
Q: Saya logout tapi data lama masih muncul saat login lagi?
A: Logout otomatis membersihkan cache kost terakhir. Bila masih ada data lama, restart aplikasi. Kostelio akan memuat ulang data dari server.
Booking & Penyewa
Q: Bisakah saya check-in tanpa DP / pembayaran lunas?
A: Ya, sistem hanya memberi peringatan. Tapi disarankan minimal DP terkonfirmasi sebelum check-in.
Q: Penyewa berstatus “Kawin” tapi belum upload akta nikah, kenapa tidak bisa check-in?
A: Pengaturan kost mewajibkan akta nikah untuk penyewa berstatus Kawin. Buka Pengaturan Kost untuk menonaktifkan, atau upload akta nikah dulu.
Q: Saya salah membuat booking dengan penyewa atau kamar yang salah, bagaimana?
A:
- Bila belum ada pembayaran (status Menunggu DP) → hapus booking.
- Bila sudah ada pembayaran → batalkan pembayaran dulu, kemudian batalkan booking. Jurnal akan otomatis di-reverse.
Q: Bagaimana memindahkan penyewa ke kamar lain di tengah periode sewa?
A: Buka detail booking → Pindah Kamar (Room Transfer) → pilih kamar tujuan & tanggal pindah. Lihat §3.7.
Q: Mengapa tanggal mulai sewa saat perpanjangan otomatis +1 hari dari akhir sewa lama?
A: Ini disengaja agar tidak ada overlap antar periode di laporan dan jurnal. Anda bisa override manual bila perlu.
Faktur & Pembayaran
Q: Penyewa bayar sebagian, bagaimana?
A: Saat konfirmasi pembayaran, pilih Pembayaran Sebagian dan masukkan jumlah yang dibayar. Sisa otomatis ditampilkan. Lihat §4.4.
Q: Saya salah mengonfirmasi pembayaran, bagaimana?
A: Buka detail faktur → riwayat pembayaran → tap pembayaran → Batalkan Pembayaran. Jurnal otomatis di-reverse.
Q: Tanggal pembayaran lebih awal dari tanggal mulai faktur sewa, apakah jurnal benar?
A: Ya. Sistem otomatis mencatat sebagai uang muka diterima dahulu, lalu di-recognize sebagai pendapatan saat tanggal mulai sewa tiba. Jurnal akan auto-fix.
Q: Bagaimana mengirim ulang reminder pembayaran ke penyewa?
A: Buka detail faktur → Kirim Ulang Notifikasi → pilih saluran (WA/Email) dan info (tagihan saja / tagihan + link VA).
Akuntansi
Q: Saya tidak melihat menu Akuntansi
A: Anda butuh permission View Accounting. Minta admin/pemilik untuk memberikan permission.
Q: Apakah saya perlu input jurnal manual?
A: Tidak untuk operasi standar (booking, pembayaran, check-out, akuisisi/depresiasi aset). Sistem menjurnal otomatis.
Q: Saldo akun terlihat tidak masuk akal, apa yang harus dilakukan?
A:
- Cek riwayat pembayaran apakah ada cancel yang belum di-reverse.
- Cek jurnal di Buku Besar.
- Bila menemukan ketidaksesuaian, hubungi tim support — sistem memiliki fungsi rejournal yang dapat diaktifkan untuk merekonstruksi jurnal dari data transaksi.
Aset Tetap
Q: Mengapa nilai buku aset terus turun?
A: Karena depresiasi otomatis bulanan. Sistem menjalankan jadwal depresiasi setiap pagi (00:01) untuk aset yang next_depreciation_date <= hari ini.
Q: Saya menjual aset, bagaimana mencatatnya?
A: Buka detail aset → Disposal Aset → masukkan nilai disposal & tanggal. Sistem hitung gain/loss otomatis dan jurnalnya.
Q: Bisakah saya menghapus kategori aset?
A: Hanya bila tidak ada aset yang masih memakai kategori tersebut, dan COA terkait belum dipakai dalam jurnal.
Aktivitas Rutin
Q: Aktivitas dijadwalkan tapi belum muncul di to-do staff
A: Pastikan template sudah di-publish. Scheduler harian (00:01) yang membuat instance hari berikutnya.
Q: Staff tidak bisa menyelesaikan aktivitas
A:
- Cek apakah lampiran wajib (foto) sudah diupload.
- Cek apakah tanggal hari ini >= tanggal jadwal (tidak bisa selesai sebelum jadwal).
Performa & Sinkronisasi
Q: Aplikasi lambat memuat data
A:
- Tarik ke bawah untuk pull-to-refresh.
- Cek koneksi internet.
- Tutup & buka ulang aplikasi.
- Bila persisten, logout dan login ulang.
Q: Daftar kamar tidak refresh saat saya hapus kamar
A: Tarik ke bawah untuk refresh manual. Pagination juga akan otomatis memuat ulang halaman pertama.
Notifikasi
Q: Saya tidak menerima push notifikasi
A:
- Pastikan izin notifikasi diaktifkan di pengaturan device.
- Cek tab Akun → preferensi notifikasi.
- Reinstall aplikasi bila perlu.
Q: Penyewa tidak menerima WhatsApp dari Kostelio
A:
- Pastikan nomor handphone penyewa benar (dengan kode negara, format internasional).
- Cek bahwa pengaturan Kirim Notifikasi WhatsApp dicentang saat aksi (booking, perpanjang, dll).
Multi-kost
Q: Bagaimana switch antar kost?
A: Buka Drawer → Kost → tap kost yang ingin diaktifkan.
Q: Apakah laporan bisa lintas-kost?
A: Ya — buka Drawer → Laporan atau Akuntansi (Semua Kost) untuk view konsolidasi.
Backup & Keamanan
Q: Apakah data saya di-backup?
A: Ya, backup otomatis ke Cloudflare R2 setiap hari. Bila butuh restore, hubungi support.
Q: Bagaimana keamanan password staff?
A: Password di-hash di server (tidak disimpan plain text). Anda bisa Reset Password dari detail staff. Disarankan reset berkala untuk staff yang aktif.
Lain-lain
Q: Aplikasi versi lama, apakah ada auto-update?
A: Update melalui Google Play / App Store. Versi mobile sekarang menampilkan badge update bila ada versi baru.
Q: Saya menemukan bug, bagaimana melaporkannya?
A: Hubungi tim Kostelio melalui WhatsApp (dari halaman utama / footer aplikasi) atau email support.
Q: Bisakah saya export data ke Excel?
A:
- Laporan Okupansi Harian mendukung export Excel.
- Laporan lain dalam pengembangan.
Tip Operasional Singkat
- Disiplin input data — input penyewa lengkap saat booking, jangan ditunda.
- Konfirmasi pembayaran segera — agar saldo & status faktur akurat.
- Cek dashboard tiap pagi — untuk to-do yang harus dikerjakan hari ini.
- Inspeksi check-out tertib — gunakan standar inspeksi konsisten.
- Komunikasi dengan penyewa — manfaatkan notifikasi WA otomatis.
- Review akuntansi tiap bulan — buka General Ledger & laporan pendapatan untuk memastikan semua benar.